Вы решили начать новую жизнь…

Н.Н. Иванов

 

Вы – это руководитель бизнеса или главный бухгалтер. Ваше решение стало результатом анализа текущего состояния российской экономики и перспектив своего развития. Вы осознали, что ближайшие годы не будут простыми. У кого-то значительно упадет объем продаж, кто-то и вовсе разорится. В любом случае, есть риск потерять бизнес или работу.

Вы решили не плыть по течению, а предпринять зависящие от Вас меры, чтобы, по возможности, не попасть в число жертв этого процесса. Понятно, что далеко не все зависит от Вас. Но качество управления бизнесом и стоимость управления – это область Ваших решений. Предположим, что качество и стоимость управления Вы решили радикально изменить.

Чем, до сего времени, Вас не устраивало качество используемой управленческой информации? Скорее всего, Вы лишь приблизительно догадывались, во сколько Вам обходится то, что Вы продаете. А уж о составе себестоимости продаваемых товаров, продукции или услуг и речи не было. Так что, по большому счету, неизвестно, что Вы продаете ниже, а что выше себестоимости.

Скорее всего, у Вас есть проблемы в учете, а значит, и в контроле расходования товарно-материальных ценностей. Физически одинаковые ТМЦ хранятся вместе, а в учете делятся на множество партий.

Зарплата, которую Вы платите своим сотрудникам, плохо соотносится с результатами их труда.

Возможно, есть и другие проблемы, например, ненадежная информация о долгах контрагентов.

В любом случае, эти проблемы связаны с применяемым программным обеспечением учета и управления, и, главное, с технологией его использования.

С этими же факторами связана и производительность труда в управлении, а значит – его стоимость. До сих пор Вы использовали «лоскутную автоматизацию», когда процесс учета и управления ведется в нескольких программных продуктах, или в нескольких базах данных, не связанных друг с другом. В результате, очень часто одну и ту же информацию приходится вводить в разные базы данных несколько раз, или результаты, полученные в одной программе, заносить руками в другую.

Диапазон стоимости учета и управления может быть весьма широк. Доводилось встречать сельскохозяйственное предприятие с трудовым коллективом в 60 человек и с четырьмя бухгалтерами. И проводить антикризисные мероприятия на небольшом заводе со ста работниками, где в результате всю учетную и плановую работу стал вести один бухгалтер, но вооруженный эффективными компьютерными технологиями.

Короче говоря, предположим, что необходимость смены компьютерных технологий учета и управления Вами осознана. Надо сменить программные продукты. Лоскутную автоматизацию заменить на единый комплексный программный продукт. «Сшивать лоскуты» с помощью нанятых программистов будет и дорого и ненадежно.

Надо сменить технологии. Они на конкретных предприятиях могут отличаться достаточно сильно, так что одна и та же программа может использоваться совсем по-разному. Значит, программу надо адаптировать. Адаптацию может делать программист по Вашему заказу. Тогда это программная настройка. Может делать пользователь. Тогда это настройка параметрическая.

Так что переходить нужно не просто на комплексный продукт, но на комплексный продукт с параметрической настройкой. Такой продукт всегда будет дороже набора программ для лоскутной автоматизации. Его можно купить в собственность или получить в аренду.

В первом случае место его установки Вы определите самостоятельно. Во втором случае он будет установлен на сервере арендодателя, и Вы будете его эксплуатировать через интернет. В этом случае говорят, что продукт «в облаке» и называют его «бухгалтерским сервисом». Такое размещение своей базы данных имеет определенные преимущества, но могут быть и проблемы, связанные с конфиденциальностью информации и хранением персональных данных.

Переход на новый продукт и новые технологии лучше всего производить с Нового года. Какую программу выбрать, решать, естественно, Вам. Мы, со своей стороны, предлагаем программы серии БЭСТ. По этой причине дальнейшее изложение будет предполагать, что Вы решили присмотреться именно к этому комплексу. Что желательно сделать дальше?

Прежде всего, хорошо бы скачать две мои книги, «Бухгалтеру Крыма. Размышления в связи с переходом на российский учет» и «Компьютерные технологии управления предприятием, производящим услуги». Если Вы находитесь не в Крыму, или не занимаетесь производством услуг, это дело не меняет. В книгах описан документооборот в бизнес-процессах, которые являются достаточно универсальными в самых разных предприятиях. В первой – для общей системы налогообложения, во второй – для упрощенной.

Для начала можно прочитать только введение и предисловие, и посмотреть на схемы документооборота в основных бизнес-процессах, приведенные в книгах. Думается, что Вы сразу увидите хорошо знакомые действия и документы, сведенные, может быть, в не очень привычную графическую схему. Было бы полезно попытаться аналогичным образом изобразить документооборот в своем предприятии, тогда, по крайней мере, значительно прояснится, что Вы будете ожидать от программного продукта.

Дальше у нормального человека возникает желание взглянуть на то, что ему предлагают, не ограничиваясь рекламными описаниями того, как хорош предлагаемый продукт. Для этого нужна демонстрационная версия программы, которую свободно можно установить на свой компьютер или запустить дистанционно. Как ни странно, БЭСТ-5 – единственная программа, которая предлагает реальную демоверсию.

По адресу http://www.bestnet.ru/support/releases/download_best_534.php ее можно скачать. При скачивании запрашиваются некоторые Ваши данные. Понадобятся два файла – основной дистрибутив и последнее обновление. Их нужно сохранить на Вашем компьютере, распаковать и запустить файл Setup. Положительно ответить на все предлагаемые вопросы. После установки программы запустить ее обновление. Подробности и картинки – в книге «Бухгалтеру Крыма. Размышления в связи с переходом на российский учет». Полезно развернуть также несколько баз данных с примерами, которые там упоминаются.

Бегло взглянуть на программу после этого можно сразу, но вообще-то, чтобы оценить, насколько она Вам подойдет, ее нужно изучать. Как минимум, воспроизвести пробные документы в той последовательности, как они изображены на схемах основных бизнес-процессов. Возможно, прежде, чем втягиваться в этот процесс, Вы захотите оценить бюджет, который потребуется для перехода на новые технологии.

На первых порах мы рекомендуем закладывать в него специализированные блоки только в том случае, если в них есть совершенно очевидная необходимость. Например, блок «Автотранспорт» - только в том случае, если у Вас не просто имеются автомобили, но автоперевозки составляют Вашу основную деятельность, Блоки «Учет производства « и «Планирование производства» также могут быть внедрены на промышленном предприятии во вторую очередь. Их в любой момент можно докупить.

Расчет стоимости программного комплекса ведется сначала для одного рабочего места, потом к нему добавляется стоимость дополнительных мест. Например, для общей системы налогообложения можно предложить для начала следующий состав программы: