СКАЧАТЬ ПОСОБИЕ

Компьютерные технологии управления предприятием, производящим услуги

1.Предисловие.

Предлагаемое Вашему вниманию методическое пособие построено несколько нестандартно. Как правило, когда предполагается автоматизировать управление тем или иным видом бизнеса, программисты разрабатывают специальный вариант программного продукта. Обычно достаточно аккуратно описывается, как работают органы управления этим продуктом. При этом предполагается, что пользователь сам хорошо представляет, что он должен с помощью программы делать. Иными словами, очень часто описывается продукт, но не описывается технология его использования. Последняя, конечно, зависит от применяемого продукта, но, на взгляд автора, совсем им не определяется. Более того, представление программиста о том, как следует управлять данным бизнесом, может в корне отличаться от представления пользователя.

В настоящем пособии сделана попытка сначала договориться с пользователем о том, как и по какой технологии лучше управлять его бизнесом, а уже потом попытаться приспособить к этим целям конкретный программный продукт. При этом часто оказывается, что отсутствие в программном продукте того или иного функционала легко компенсируется разумным построением технологической схемы управления.

В настоящем пособии сделана попытка сначала договориться с пользователем о том, как и по какой технологии лучше управлять его бизнесом, а уже потом попытаться приспособить к этим целям конкретный программный продукт. При этом часто оказывается, что отсутствие в программном продукте того или иного функционала легко компенсируется разумным построением технологической схемы управления.

В качестве примера можно привести связь управленческой системы с кассовыми аппаратами или терминалами. К сожалению, программное обеспечение кассового оборудования пока сильно отстает по своему качеству от хорошо отработанных комплексных компьютерных систем управления предприятием. Особенно много технических проблем возникает при передаче на кассовый аппарат номенклатурного справочника товаров или услуг с ценами и при приеме данных о продажах. Чтобы их решить, чаще всего привлекают специально обученных программистов. В то же время, если информация для каждого кассового чека формируется в управленческой программе, возникает вполне закономерный вопрос. Что проще, продублировать руками итоговую сумму чека на простейшем кассовом аппарате, или решать проблемы автоматизированной связи между двумя программами. С учетом операций по загрузке и выгрузке производительность труда кассира может оказаться ниже, чем при ручном дублировании суммы.

Область бизнеса, на которую ориентируется настоящее пособие – предприятие, производящее услуги. Реализация услуг условно делится на два вида. Оптовая, когда заказчик – определенное юридическое лицо или индивидуальный предприниматель. Или розничная, когда сведения о заказчике не запрашиваются, и он считается неопределенным физическим лицом. Критерий отличия оптового покупателя услуги от розничного – наличие у него печати, которую он ставит на документ, подтверждающий факт оказания услуги.

Считается, что предприятие, производящее услуги – малое. Находится на упрощенной системе налогообложения (УСН) от дохода или уплачивает единый налог на вмененный доход (ЕНВД). В принципе, возможно применение УСН от разности доходов и расходов, но ниже в тексте будут приведены аргументы, показывающие, что, как правило, эта система менее выгодна предприятию, реализующему услуги.

В этих условиях бухгалтерский учет на предприятии, теоретически, можно не вести вовсе. Хотя, конечно, какие-то требования в отношении элементов бухгалтерской информации налоговыми органами или банком все равно будут выдвигаться. Однако, в целом, перед учетом можно поставить одну главную задачу. Дать руководителю предприятия достоверную информацию для принятия правильных управленческих решений.

Предполагается, что персонал предприятия, непосредственно занятый в оказании услуг, оплачивается сдельно. Натуральный измеритель – количество оказанных сотрудником услуг того или иного вида за определенный промежуток времени, например, день или месяц. Возможна и простая повременная оплата. Не рассматривается случай, когда предприятие сдает рабочие места персоналу, оказывающему услуги, за определенную арендную плату.

В принципе, технологическая схема управления бизнесом, описанная ниже, может быть реализована на любом программном продукте, в котором пользователь без участия программиста может менять план счетов, структуру аналитического учета на синтетических счетах, и проводки, сопровождающие формирование того или иного первичного документа.

Другое дело, что программных продуктов, дающих пользователю такие возможности, остается все меньше. Вероятно, считается, что бухгалтерская информация нужна только налоговым органам, а управленческий учет строится по своим принципам, представление о которых у каждого разработчика программы индивидуальное. Однако пользователь должен их изучить. Подробный анализ рынка программных продуктов российского производства и их классификацию можно найти в недавней книге автора [1], которая размещена в открытом доступе.

В пособии описан вариант технологической схемы управления, построенный на базе программного продукта БЭСТ-5.

2.Введение.

Технологические схемы управления предприятием, производящим продукцию, были подробно описаны в статьях [2]. Там же обсуждались варианты организации бухгалтерского и управленческого учета. Грубо говоря, вопрос стоит следующим образом. Один, два, или три (считая налоговый) вида учета следует вести на предприятии? На наш взгляд, если предприятие не обязано применять госбюджетный план счетов, как правило, все виды учета можно объединить в одной системе. Но подход к бухгалтерской конструкции должен быть иным. Прежде всего, она должна давать информацию для принятия руководством предприятия правильных управленческих решений, а уже потом соответствовать требованиям многочисленных ПБУ (или обеспечивать видимость такого соответствия).

Для малого предприятия на УСН или уплачивающего налог на вмененный доход ситуация упрощается. Учет можно с самого начала строить, не особенно оглядываясь на нормативные документы, исходя лишь из необходимости обеспечить эффективное финансовое управление предприятием. При этом возникает второй вопрос – использовать или нет при организации учетной системы принцип двойной записи? В пользу того, чтобы не использовать, обычно выдвигают аргумент низкой бухгалтерской квалификации персонала малого предприятия. Однако, если изобрести методику учета без использования этого принципа, или просто вернуться к методике, применявшейся 500 лет назад, ее все равно придется изучать. И неизвестно, что будет для персонала проще, получить элементы стандартных знаний по бухгалтерскому учету или изучать экзотическую систему, применяемую в рамках одного программного продукта.

В работе [2] этот вопрос рассматривается подробно. Вывод – двойная запись, особенно в компьютерных системах, дает слишком много преимуществ, чтобы от нее имело смысл отказываться. Дальше возникает вопрос о том, какой план счетов использовать в управленческой учетной системе. Стандартный российский план счетов, может быть, и не идеален. Возможно, когда-нибудь в России появится и приобретет популярность иной план счетов, ориентированный специально на потребности управленческого учета. Тем более, что потребность в такой конструкции, скажем, для бюджетных предприятий, остро ощущается уже сегодня. Однако пока использование для управления малым предприятием стандартного хозрасчетного плана счетов представляется вполне разумным. Другое дело, что его можно достаточно радикально упростить. Скажем, на предмет полного исключения экспортно-импортных операций или валютного учета.

Когда говорится о том, что управленческий учет должен давать руководителю и собственнику предприятия информацию, необходимую для принятия правильных управленческих решений, это звучит, как общая фраза. До тех пор, пока мы не конкретизируем, о каких именно управленческих решениях идет речь в первую очередь? И вот на этом этапе возникает вопрос, «простой, как валенок».

Любое предприятие что-то продает. Кто товары, кто продукцию, кто услуги. И первое, что должно знать руководство предприятия, выгодно или нет производить то, что оно продает. Иными словами, необходим дифференцированный учет выручки по видам выпускаемых изделий или услуг, и такой же дифференцированный учет их себестоимости.

Проблема дифференцированного учета выручки чаще всего, лучше или хуже, но решается. Правда, при производстве услуг зачастую вопрос о перечне реализуемых предприятием услуг может поставить его менеджмент в тупик.

Значительно хуже обстоит дело с учетом производственных затрат. Фактическая себестоимость производимых услуг определяется в бухгалтерских системах достаточно редко. Что не позволяет установить по каждой услуге границу, ниже которой ее цена не может опускаться. Иначе оказание этой услуги выгоднее прекратить.

Второй вопрос – это состав производственных затрат. Ответ на него позволяет принять управленческое решение о том, что является ключевым звеном при снижении производственных затрат. Например, если 70% себестоимости составляют затраты, связанные с зарплатой основных рабочих, ключевым звеном является увеличение производительности труда, а комплекс мер по нормализации расходования сырья можно отложить. Если же затраты на зарплату составляют 10%, повышение производительности труда практически никак не скажется на себестоимости услуги. Оно имеет смысл только тогда, когда предприятие не удовлетворяет спрос на свои услуги, и повышение производительности является альтернативой расширению предприятия. Актуальна при производстве услуг и оценка доли управленческих расходов в себестоимости.

Таким образом, можно сформулировать главную цель учета производственных затрат. Он должен давать некий документ, который можно назвать сметой фактических затрат по видам выпускаемых услуг. Строки этого документа должны соответствовать оказываемым услугам, а столбцы - содержать составляющие себестоимости по 5-15 статьям производственных затрат, данные о количестве услуг в натуральных единицах, и итоговую себестоимость услуги.

Производственный учет может преследовать и другие цели, но если не достигнута главная, реализация их является, на наш взгляд, бессмысленной.

Естественно, что в управленческом учете должны решаться также все стандартные задачи, которые необходимы для управления предприятием. Это расчеты по зарплате сотрудников, отслеживание взаиморасчетов с партнерами, эффективный учет материальных ценностей и денежных средств.

Непростой проблемой является отражение в управленческой системе конфиденциальной информации, которую руководство предприятия хотело бы скрыть от контролирующих органов.

Наконец, актуальной задачей при эффективном финансовом управлении бизнесом является финансовое и производственное планирование и его интеграция с учетной системой. Полномасштабное планирование деятельности малого предприятия, вероятно, дело не близкого будущего. Тем не менее, уже сейчас трудно говорить об эффективном управлении предприятием, производящем услуги, если в нем не используются два элемента планово-экономической системы. Во-первых, это нормы расходования материалов на оказание единицы услуги. Без их использования трудно бороться с банальным воровством материалов, или, что еще хуже, с их бессмысленным разбазариванием. Во-вторых, это нормы расходования трудовых ресурсов и расценки на оплату персонала, занятого в их оказании. Без них невозможно организовать эффективное стимулирование персонала и оценить вклад зарплаты в состав затрат на производство каждой услуги. Процесс разработки этих составляющих на среднем и крупном предприятии является частью так называемой технико-экономической подготовки производства.

Для малого предприятия это станет, скорее всего, задачей первого лица. Вместе с разработкой перечня оказываемых услуг и прейскуранта с ценами реализации.

Скачать статью полностью.