Суббота, 17.11.2018, 10:47
Приветствую Вас Гость | RSS
Главная | Публикации | Регистрация | Вход
Меню сайта
Форма входа
Логин:
Пароль:
Категории раздела
Мои статьи [17]
Поиск
Начните управлять эффективно
Новая жизнь
Наши партнёры
  • Компания БЭСТ
  • БРИИК
  • Статистика

    Онлайн всего: 1
    Гостей: 1
    Пользователей: 0
    Научно-производственная фирма
    "Бизнес-Технологии"
    Главная » Статьи » Мои статьи

    Не совсем первичные или не совсем документы?

     

    СКАЧАТЬ СТАТЬЮ

    Не совсем первичные или не совсем документы?

    Казалось бы, понятие первичного документа в автоматизированных системах учета и управления не нуждается в каких-либо дополнительных комментариях. Обычно предполагается, что эти документы не выдумываются программистами, а просто воспроизводятся в той форме, в которой они используются в бизнесе. Формы документов могут определяться законодательно, а могут складываться в практике. Как правило, первичные документы оформляются в неких критических «узловых точках» процесса управления предприятием, связанных с перемещением денег, материальных ценностей или услуг.

    Если из процесса управления исключить некоторые первичные документы, или существенно изменить технологию их формирования, это может привести к полной дезорганизации предприятия. К сожалению, недооценка этого обстоятельства разработчиками программных систем зачастую просто ставит в тупик специалистов по организации эффективного управления. В схему документооборота приходится вводить несуществующие в реальном бизнесе документы, вроде «отражения оплаты для НДС», объединять несколько первичных документов в один, или отражать один реальный документ в виде набора нескольких виртуальных.

    В результате, при создании системы эффективного управления, между реально используемыми первичными документами и их отражением в автоматизированных системах приходится выстраивать некий «буфер» в виде совокупности нетривиальных технологических операций. При этом специалист по организации эффективного управления, в отличие от разработчика программной системы, старается выстроить управление с учетом возможных отклонений от принятой технологии и ошибок персонала. Здесь он может встретиться с особенно большими трудностями, поскольку разработчики программ часто совершенно не представляют, какие ошибки персонала станут наиболее типичными при эксплуатации их программы.

     

    Первичные документы в разных классах программных продуктов.

    В работах [1-3] были предприняты попытки дать некоторую классификацию программных продуктов отечественного производства, используемых для финансового управления предприятием. На сегодняшнем этапе развития и на взгляд автора, главным является водораздел, соответствующий принципу адаптации продукта к особенностям конкретного предприятия. Адаптация может осуществляться специально обученным программистом путем внесения изменений и дополнений в текст программы на том языке или языках, которые используются при ее разработке. Или делаться специалистом в предметной области, путем корректировки алгоритмов обработки информации с помощью формул или даже алгоритмического языка, оперирующего кругом понятий этой предметной области.

    Соответственно, различают программную и параметрическую адаптацию продукта. В вопросе перспективности продуктов с программной или параметрической адаптацией автор придерживается достаточно радикальной точки зрения, к которой его привел опыт работы последних лет по проведению антикризисных мероприятий в ряде фирм, попавших в затруднительную экономическую ситуацию. Суть ее состоит в том, что программная адаптация – это тупиковое направление. В этом убеждении приходится оставаться в явном меньшинстве, что, впрочем, неудивительно. При противостоянии неорганизованной науки и массированной рекламы, последняя всегда действует более успешно.

    Тем не менее, на рынке программных продуктов присутствуют оба класса. Хотя представители группы параметрически настраиваемых программных продуктов далеко не всегда осознают свое преимущество в долгосрочной перспективе, и среди них явно заметен стихийный дрейф в направлении программной настройки, с утратой отдельных элементов настройки параметрической.

    Упомянутое в начале статьи использование не совсем первичных не совсем документов имеет место в обоих классах программных продуктов, поэтому в качестве примеров рассмотрим его в двух программах, которые можно считать наиболее типичными представителями этих классов – БЭСТ-5 и «1С:Бухгалтерия 8». При этом рассмотрим также разные группы первичных документов. В БЭСТ-5 – денежные документы, а в «1С:Бухгалтерии 8» - документы, сопровождающие закупку материальных ценностей подотчетным лицом.

     

    БЭСТ-5

    Начнем с программы БЭСТ-5. Операции с банковскими и кассовыми документами традиционно считаются в автоматизированных системах наиболее простыми. Если регламентированный бухгалтерский учет отделен от учета управленческого, то отличия между ними на этом участке обычно минимальны. Впрочем, как было отмечено в [4], разделение бухгалтерского и управленческого учета далеко не обязательно при организации эффективного финансового управления. С другой стороны, законодательство, регулирующее банковские и кассовые операции, часто выдвигает требования, весьма сомнительные с точки зрения науки об эффективном управлении. Предписывается отражать в учете не только факты хозяйственной деятельности, но и намерения отдельных лиц. Например, при выдаче подотчетных сумм вести учет намерений подотчетного лица истратить их на те или иные цели. Например, на командировочные расходы или на закупку ГСМ.

    Между тем, для отражения намерений менеджмента предприятия, исторически сложилась отдельная система – планово-экономическая. И при организации эффективного управления представляется вполне разумным выдерживать общий принцип. Факты хозяйственной деятельности отражать в учете, прогнозы и намерения – в планировании. Эти системы тесно связаны друг с другом, но произвольное их смешение вряд ли прибавляет управлению предприятием антикризисной устойчивости.

    При работе с денежными средствами используются пять основных первичных документов, которые используются практически на любом предприятии. Это платежное поручение, банковская выписка, приходный и расходный кассовые ордеры, страница кассовой книги. На предприятиях, где используются кассовые аппараты, используется также кассовый чек.

    До 2008 года в системах БЭСТ использовались программные модули, в которых технология работы с этими первичными документами практически не отличалась от технологии обработки бумажных форм. Однако, с 2008 года постепенно, сначала для госбюджетных предприятий, стал внедряться новый модуль – «Денежные средства». В нем реальные банковская выписка и страница кассовой книги были заменены виртуальными. Реальные документы содержат операции за один день. Используемые в этом модуле – могут формироваться за произвольный интервал дат. Если в какой-то день банковских или кассовых операций не было, то выписка или страница кассовой книги за эту дату могут отсутствовать. Виртуальные банковские выписки и страницы кассовой книги должны оформляться без пропусков дат.

    Более того, интервал дат, за который оформлена страница кассовой книги или банковская выписка, можно изменить только предварительно удалив все документы за более поздние интервалы дат. Таким образом, если пользователь программы захочет оформлять эти документы привычным образом, за отдельную дату, ему придется иметь массу лишних «пустых» документов.

    Эта новация не особенно затрудняет учет банковских или кассовых операций. Любую конкретную операцию отразить в той или иной виртуальной выписке или странице кассовой книги можно. Печатную форму кассовой книги также можно сделать привязанной к отдельным датам. Однако совершенно ясно, что когда пользователь программы должен постоянно помнить, что первичный документ в программе и в реальном бизнесе – это разные вещи, технологии управления, использующие данный программный продукт, не становятся проще, и производительность труда персонала не повышается.

     

    Документооборот при закупке за наличные

    Приведенный пример представляет из себя относительно безобидную «вольность», которую позволяют себе программисты при отражении в своем продукте реальных документов, используемых в управлении. Куда опаснее «вольности» другого характера, когда остатки материальных ценностей, числящихся за материально ответственным лицом меняются в программе без его участия, а иной раз и без его ведома. В этом случае наведение порядка в материальном учете на предприятии может быть попросту заблокировано.

    Принципиальная схема документооборота в этом случае приведена на рис. 1.

    Цифрами обозначены проводки или наборы проводок, сопровождающие формирование того или иного первичного документа. Схема соответствует случаю, когда сотрудник предприятия берет в кассе наличные под отчет, имея лишь общие указания относительно того, что следует приобрести. Обычно он сам принимает окончательное решение о выборе поставщика и номенклатуре закупаемых ТМЦ. В этом случае начальным документом является расходный кассовый ордер, с которым связана единственная проводка

    1. ДТ 71 КТ50 S

    Здесь S – сумма из кассового ордера. На счете 71 обычно заводятся одноуровневые аналитические счета, по одному на каждое подотчетное лицо. Иногда приходилось наблюдать попытку разделить полученные суммы в соответствии с их предназначением, например, на командировочные расходы, на ГСМ, на закупку ТМЦ. Как уже было отмечено, автор относится к ним достаточно скептически. Эта дополнительная дифференциация мало что дает для практики финансового управления, но порождает достаточно большие технологические проблемы, поскольку чаще всего предвидеть, как будут потрачены полученные суммы, достаточно сложно. Кроме того, такая попытка представляется сомнительной из принципиальных соображений. Бухгалтерский учет должен отражать факты хозяйственной деятельности, а не намерения тех или иных лиц.

    В технологической схеме может присутствовать еще один необязательный документ – доверенность на получение материальных ценностей. Он используется тогда, когда лицо, получающее ТМЦ, не имеет возможности поставить на оба экземпляра накладной поставщика печать своего предприятия. В этом случае в накладной ставится только подпись, а доверенность остается у поставщика и прикладывается к его экземпляру накладной.

    При закупке за наличные оплата и получение ТМЦ всегда происходят практически одновременно, так что вопрос о распознавании аванса в составе платежа обычно не возникает. Будем считать также, что на предприятии используется учет по фактическим ценам. Особенности методологии материального учета подробно обсуждались в недавней статье автора [5].

    У поставщика подотчетное лицо может получить набор документов двух типов, в зависимости от того, возможен или нет зачет НДС при этой покупке. В любом случае в состав этих документов должен входить чек с кассового аппарата.

    Если продавец является плательщиком НДС, он может выдать покупателю накладную и счет-фактуру. Если не является – только накладную. На схеме присутствует также специфический первичный документ - товарный чек. Он выдается обычно предприятием розничной торговли по просьбе покупателя. При обработке товарного чека в учетной системе товар, как правило, приходуется не от предприятия розничной торговли, а непосредственно от подотчетного лица. При этом зачета и возмещения НДС нет, даже если предприятие розничной торговли является плательщиком этого налога. По форме товарный чек почти не отличается от накладной и роль его в учетной системе та же.

    Таким же образом, т.е. непосредственно от подотчетного лица, чаще всего приходуется товар, полученный по накладной без НДС. Поэтому на схеме им соответствует одна и та же проводка

    3. ДТ 41(10) КТ71 S

    Оприходование материальной ценности на склад в этом случае производится по цене приобретения на всю сумму накладной S.

    Если же подотчетное лицо получило у поставщика комплект документов из накладной, счета-фактуры, кассового чека и корешка приходного кассового ордера, оприходование соответствующих ТМЦ естественнее производить от поставщика обычным образом. Иначе проводку по зачету НДС в кредит счета 71 придется подтверждать счетом-фактурой, полученной от партнера, не имеющего к этому счету никакого отношения.

    При оприходовании на склад товара, полученного от плательщика НДС, делаются три проводки

    ДТ 41(10) КТ 60 SP-SNDS

    ДТ 19 КТ 60 SNDS

    ДТ 6803 КТ 19 SNDS

    Где SP – сумма накладной, SNDS – сумма НДС. Экономический смысл их простой. Сумма, уплаченная поставщику, делится на две части. По цене приобретения за вычетом НДС товар приходуется на склад, а сумма НДС, уплаченная в составе цены купленного товара, хранится на специальном счете, 19, в течение некоторого времени. До 01.01.2006 это было время между оприходованием товара и его оплатой (если оплата позже). Соответственно, вторая проводка, которую часто называют «зачетом НДС» делалась в момент оприходования товара, а третья – при наступлении наиболее позднего события из оплаты и оприходования. Третью проводку называют ещё «возмещением НДС».

    После 01.01.2006г. обе проводки всегда делаются в один момент времени, так что, в принципе, счет 19 оказывается вообще ненужным. Возможно, когда-нибудь это поймут и в министерстве финансов.

    Во всех известных автору автоматизированных системах проводки, в соответствии с общими принципами бухгалтерского учета, строятся по каждому первичному документу в отдельности, и при записи проводки существуют специальные поля для отражения параметров породившего ее документа.

    И вот здесь возникает некая "бухгалтерская коллизия". Не у всех проводок известен родитель, в том смысле, что одна и та же проводка может быть порождена разными первичными документами. Наглядный пример такой коллизии мы имеем в данном случае. При оприходовании материальных ценностей одновременно делаются три проводки. Документов регистрируется тоже три - накладная, счет-фактура, запись в книгу покупок. Соответственно, проводка, скажем, по возмещению НДС, ДТ68 КТ19, может быть привязана к каждому из этих документов.

    В программе БЭСТ-5, где есть возможность параметрического регулирования количества проводок, связанных с первичным документом, до последнего времени все три проводки порождались приходной накладной. В этом есть определенная логика, поскольку накладная является основным юридическим документом, а привязка всех связанных между собой проводок к одному документу делает их формирование более наглядным. Однако здесь есть и другие соображения, связанные с методикой поиска ошибок в бухгалтерском учете, которые, к сожалению, так же неизбежны в любой автоматизированной системе, как и без нее. В работе [6] были рассмотрены общие принципы и примеры диагностики бухгалтерских систем. С учетом последующей диагностики показалось целесообразным связывать проводку по возмещению НДС, ДТ 68 КТ 19, с формированием записи в книгу покупок, хотя это и порождает некоторое усложнение учетной технологии. Практика последних лет, кажется, подтверждает целесообразность такого решения.

    По этой причине на схеме выделены две проводки

    2. ДТ 41(10) КТ 60 SP-SNDS

    ДТ 19 КТ 60 SNDS

    И одна

    4. ДТ 6803 КТ 19 SNDS

    Непосредственно с авансовым отчетом связана только проводка, соответствующая уплате наличных поставщику

    5. ДТ 60 КТ 71 SP

    Надо сказать, что упомянутая выше коллизия в теории бухгалтерского учета вообще исследована достаточно слабо. Во всяком случае, вопрос о том, какие из приведенных четырех проводок следует указывать в бланке авансового отчета при закупке ТМЦ подотчетным лицом, в таблице "бухгалтерская запись", не имеет пока однозначного ответа.

     

    1С:Бухгалтерия 8

    Остановимся теперь на реализации изображенного на рис.1 документооборота в программе «1С:Бухгалтерия 8». При этом отметим, прежде всего, что в реальном бизнесе оприходование закупленной материальной ценности на склад и оформление авансового отчета производится разными людьми и в разные моменты времени. При этом оформить авансовый отчет прежде, чем на склад сданы ТМЦ, обычно нельзя. Во всяком случае, если на предприятии принят другой порядок, его нельзя назвать эффективно управляемым, поскольку присутствуют благоприятные условия для расхищения или неумышленного разбазаривания ресурсов предприятия.

    В этой форме присутствует закладка «Товары». С ее помощью можно выбрать склад, на который приходуются материальные ценности, и произвести это оприходование. Не совсем понятно, правда, как при таком оприходовании будет регистрироваться счет-факутра и формироваться запись в книгу продаж.

    Таким образом, в данном случае первичный документ «Авансовый отчет» в автоматизированной системе является объединением двух реальных первичных документов – авансового отчета и приходной накладной (товарного чека).

    Конечно, если директор предприятия, бухгалтер-кассир и кладовщик – одно лицо, такое объединение может иметь какое-то объяснение. Но буквально такой же механизм оприходования воспроизводится и в программе «1С:Управление производственным предприятием 8», которая ориентируется уже на серьезное промышленное предприятие…

    По-видимому, причина такого положения дел достаточно тривиальна и связана с механизмом разработки программной системы. Выбирается некое реальное предприятие-прототип и программа разрабатывается, в основном, ориентируясь на это предприятие. Затем продукт модернизируется в расчете на максимально широкий круг предприятий и тиражируется.

    Вполне рациональная схема. При одном условии – если исходное предприятие управляется эффективно. Если же на нем так и не удалось навести порядок в материальном учете, автоматизация и тиражирование неэффективной системы управления может привести к весьма плачевным результатам, но уже в масштабах национальной экономики.

    В данном случае, если авансовый отчет оформляет бухгалтер-кассир, он же делает оприходование на склад. О чем с удивлением узнает через некоторое время материально-ответственное лицо. Либо один первичный документ бухгалтер и кладовщик должны оформлять вдвоем, для чего придется придумать совсем уж экзотическую технологическую схему обработки этого документа.

    Между тем, практика управления бизнесом показывает, что связь между документами материального учета и авансовыми отчетами является необходимой. Если ее нет, в авансовый отчет приходится второй раз вводить сумму, которая фигурирует в накладной, счете-фактуре, корешке приходного ордера и кассовом чеке.

    На взгляд автора, решение этой проблемы следует искать не на пути объединения двух реальных первичных документов в один виртуальный, а с помощью «подтягивания» итоговой суммы ранее оформленного приходной накладной к строке авансового отчета. Или нескольких итоговых сумм, если в одном документе приходуются материальные ценности, учитываемые на разных счетах бухгалтерского учета.

    К сожалению, пока такой связи нет ни в системах с параметрической настройкой, таких, как БЭСТ-5 или ИС-ПРО, ни в программно настраиваемых системах, «1С:Бухгалтерия 8» или «1С:Управление производственным предприятием 8». Что определенным образом тормозит проведение антикризисных мероприятий на многих предприятиях России.

     

    Литература:

     

    1.Н.Н.Иванов «Время собирать модули: Ожидает ли нас массовая смена компьютерных технологий управления?», Бухгалтер и компьютер, №2, 2008.

    http://www.buhcomp.ru/htm/new_namb/arhive_2008/02/statyi/statya1.shtml

    2.Н.Н.Иванов, Ю.А.Пужалин «Программный комплекс для антикризисной реорганизации предприятий», 2011.

    http://www.kftam.ru/index.php?option=com_content&view=article&id=49&Itemid=53

    3.Н.Н.Иванов, «Образовательный проект «Из рядовых – в главные»», Прикладная информатика, №2, 2011.

    http://www.marketds.ru/?sect=journal&id=informatics

    4. Н.Н.Иванов, Д.Н.Иванов, «Учет производственных затрат, кризис и автоматизированные системы управления предприятием», Бухгалтер и компьютер, №№ 7, 9, 10, 2011.

    http://www.buhcomp.ru/htm/new_namb/arhive_2011/07/arhive.shtml

    http://www.buhcomp.ru/htm/new_namb/arhive_2011/09/arhive.shtml

    http://www.buhcomp.ru/htm/new_namb/arhive_2011/10/arhive.shtml

    5. Н.Н.Иванов, «Виртуально-партионный учет товарно-материальных ценностей в автоматизированных системах» Бухгалтер и компьютер, №1, 2012.

    6. 4.Н.Н.Иванов «Иерархическая диагностика бухгалтерских систем», Бухгалтер и компьютер», №7, 2006, №10 2006.

    http://www.buhcomp.ru/htm/new_namb/arhive_2006/07/arhive.shtml

    http://www.buhcomp.ru/htm/new_namb/arhive_2006/10/arhive.shtml

    Категория: Мои статьи | Добавил: Admin (08.04.2014) | Автор: Иванов Николай Николаевич
    Просмотров: 607 | Рейтинг: 0.0/0
    Всего комментариев: 0
    Имя *:
    Email *:
    Код *:
    Конструктор сайтов - uCozCopyright MyCorp © 2018