Концепция организации финансового управления в ресторане.
1.Общие принципы.
В работе [1], посвященной общим проблемам автоматизированного учета в общественном питании, отмечался большой разнобой в самих основах организации такого учета. Нет общего согласия ни в том, что именно продает предприятие, ни в том, к какой категории его следует относить. Соответственно, и программные продукты для управления рестораном стараются построить так, чтобы они могли согласовываться с часто достаточно экзотическими представлениями конкретного бухгалтера о том, как следует вести учет в ресторане.
В предлагаемом типовом решении на базе системы БЭСТ-5.Питание сделана попытка «зайти с другого конца». Сначала попробовать сформулировать основополагающие положения о том, как следует строить учет и управление в ресторане, а уже потом излагать технологию работы в типовом программном продукте, настроенном в соответствии с этими представлениями. Соответственно, если пользователь придерживается иных взглядов, ему лучше использовать другие системы автоматизации.
Прежде всего, надо ответить на вопрос о том, торговым или производственным предприятием является ресторан? На наш взгляд, ответ однозначен. Ресторан – производственное предприятие, которое продает продукцию собственного производства. Это верно даже в отношении алкогольных напитков. Ресторан продет готовое блюдо «рюмка водки» или «100 г. коньяка», а бутылка водки или коньяка с соответствующими акцизными марками являются сырьем для производства этих блюд.
На наш взгляд, позиционирование себя в качестве производственного предприятия укрепляет позиции ресторана в спорах с контролирующими инстанциями. Доказать, что предприятие не ведет торговлю товарами, а продает только продукцию собственного производства, проще, чем отделять товар от продукции по нечетким и двусмысленно сформулированным правилам. Кроме того, такая позиция иногда выгоднее в налоговом отношении, и уж во всяком случае, имеет целью увести предприятие подальше от «территории налогового произвола».
Однако, в отличие от большинства производственных предприятий, ресторан продает свою продукцию, в основном, в розницу, неопределенному кругу физических лиц. По нашему мнению, главное отличие оптового покупателя от розничного состоит в наличии у него печати, которую он может и хочет поставить на документ, отражающий реализацию продукции, товара или услуги.
Следует особо подчеркнуть, что наличие в ресторане розничных продаж не делает его предприятием розничной торговли. Более того, для него не является особенно сложной фундаментальная проблема розничной торговли, состоящая в организации оперативного учета реализованных материальных ценностей в натуральном и денежном выражении. А поскольку в ресторане число продаж в единицу времени существенно ниже, чем в большинстве розничных магазинов, бессмысленно применять автоматическую идентификацию продаваемых изделий, например, с использованием технологии штрихового кодирования. Вместо этого обычно оформляется отдельный документ, сопровождающий каждую продажу – счет на оплату клиенту. И если этот счет не используется автоматизированной системой в складском и бухгалтерском учете, это примерно то же самое, что ездить на автомобиле, который тянут лошади…
Счет на оплату клиенту является основным документом, с которого начинается оформление оптовых продаж. Главное, что он содержит – это перечень продаваемых изделий в натуральном и денежном выражении. Отличие его вресторане одно – в нем нет фамилии или наименования клиента, что ни коим образом не мешает использовать счет для организации оперативного учета каждой продажи.
Таким образом, специфика организации продаж в ресторане состоит в том, что все розничные продажи ведутся по технологии продаж оптовых. Это означает, что для ресторана нет необходимости выдумывать специальную автоматизированную систему. Куда проще приспособить к его специфике хорошо зарекомендовавшую систему управления оптовой торговлей.
Кроме всего прочего, в такой системе с легкостью могут быть реализованы ситуации, которые пока не получили широкого распространения, но, возможно, будут входить в практику в ближайшем будущем. Например, постоянный клиент может вообще не расплачиваться в ресторане, а оплачивать счет со своей карты через интернет тогда, когда ему это удобно.
Продукция ресторана всегда продается дискретными порциями, штуками или блюдами, т.е. имеет штучный характер. Там, где это неочевидно, например, в случае алкогольных напитков, целесообразно явочным порядком установить порцию с названием «100 г.», и определять количество порций с точностью до десятых или сотых. Во всяком случае, это сделает технологию продаж более универсальной.
Вообще, следует отметить, что вопрос о том, что продает предприятие общественного питания, в ряде случаев не является тривиальным. Например, если организуется «шведский стол» - это уже скорее продажа услуги. А готовые блюда в этом случае – полуфабрикаты для производства этой услуги, расход их скорее весовой, чем штучный, и технологии реализации услуги должны строиться по иным принципам. Можно сказать, что «шведский стол» и зал ресторана с официантами – элементы двух совершенно разных бизнес-процессов. То же самое можно сказать и относительно бара. Возможность и необходимость организации учета в баре в натуральном выражении должна рассматриваться отдельно.
В работах [2] отмечалось, что даже чисто учетная система в производственном предприятии, которая не претендует на реализацию управленческих функций, является неполноценной, если в нее не встроены элементы системы планово- экономической. Прежде всего, это нормы расходования сырья на единицу готовой продукции, нормы расходования трудовых ресурсов, нормы загрузки оборудования.
Ресторан не является исключением. Хотя, в силу специфики производства, наиболее актуальным для него является контроль норм расходования продуктов, часто – достаточно дорогостоящих, на приготовление того или иного блюда. При этом следует отметить, что нормы эти, в общем-то, не предназначены для повара. Повар, особенно в ресторане – профессия творческая, и чем меньше он испытывает ограничений, тем лучше ожидаемый результат. Главное – своевременно вносить изменения в рецептуру предлагаемых рестораном блюд и правильно оценивать их себестоимость, без чего немыслимо эффективное финансовое управление.
В любом производственном предприятии затраты на производство продукции можно разделить на прямые и косвенные. Прямые затраты в момент их возникновения можно связать с выпуском конкретного вида изделия, косвенные – нет. В работе [1] отмечалось, что специфика предприятия общественного питания такова, что к категории прямых можно отнести только затраты на продукты. Поэтому и использование для оценки себестоимости продукции метода стандарт- кост [2] вряд ли будет оправданным.
Если же себестоимость блюда определяется методом директ-кост и складывается только из стоимости использованных при его приготовлении продуктов, надо понимать, что кроме себестоимости нужно тщательно анализировать состав косвенных затрат на производство и реализацию. В то же время, не учитывать себестоимость при ценообразовании нельзя, хотя ясно, что притаком подходе наценка к себестоимости в 300-500-800 процентов отнюдь не свидетельствует о суперпроцветаемости предприятия.
Из приведенных соображений можно сделать краткий вывод. Ресторан – это производственное предприятие, которое продает свою продукцию в розницу, но по технологии оптовых продаж.
2.Материальный учет в ресторане.
В статье [3] и книге [4] настойчиво отстаивалась мысль о том, что материальный учет должен адекватно отражать методы хранения материальных ценностей, объективно необходимые в той или иной области деятельности. В общественном питании используются две совершенно разные категории материальных ценностей.
Во-первых, это продукты, необходимые для приготовления тех или иных блюд. Для них необходимо организовать партионное хранение, когда отдельные партии продуктов не смешиваются, и по каждой партии, в случае необходимости, отслеживается срок годности. Обычно партия соответствует определенному документу прихода на склад. При учете продуктов можно разрешить или запретить «красные остатки», т.е. отрицательные значения количества, в местах хранения продуктов. Обычно «красные остатки» разрешаются тогда, когда документы прихода оформляются «задним числом», позже документов расхода. Однако при этом надо внимательно следить за тем, чтобы для «красных остатков» создавалась новая партия,. и приход был именно на нее. В результате технология с запретом «красных остатков» для продуктов оказывается существенно проще, чем с их разрешением.
Вторая категория материальных ценностей – готовая продукция. В ресторане, в отличие от пищевой промышленности, она не хранится сколько-нибудь долго, так что нет необходимости применять партионный учет. Склад «Зал ресторана» скорее виртуальный, так что проще и естественнее считать, что хранение приготовленных блюд на этом складе является сортовым. Кроме того, использование на этом складе «красных остатков» является принципиальным моментом по следующим причинам.
Каждая реализация готовой продукции в ресторане сопровождается оформлением отдельного документа – счета на оплату. Этот документ естественным образом порождает документ на реализацию, который может распечатываться в виде товарного чека, а может просто сохраняться в электронном виде, порождая соответствующие проводки. Вероятно, может быть сконструирована технология, в которой каждая реализация блюд порождает отдельный документ оприходования готовой продукции. Однако более эффективным и рациональным представляется порядок, когда оприходование продукции осуществляется одним документом на определенную дату.
В этом случае его формирование возможно только по окончании смены. А текущие продажи должны накапливать «красные остатки». Реально такой документ, вероятно, лучше всего формировать на следующий день, в рамках подготовки документа типа отчета производства [1], который в общественном питании часто называют меню-раскладкой. Вместе с ним естественно формировать и накладную на списание продуктов в производство по нормам.
В системе БЭСТ-5 есть два модуля складского учета. Первый изначально предназначен для сырья и материалов, второй – для товаров и готовой продукции. В принципе, учет обоих видов материальных ценностей можно вести в одном модуле. Однако незначительная экономия на приобретаемой лицензии вряд ли компенсирует дополнительное усложнение учетных технологий. Дело в том, что разрешение «красных остатков» для одних групп с сортовым учетом, и запрет их длядругих групп с учетом партионным, достаточно сильно усложнит систему материального учета. Между тем, в предлагаемом подходе материальный и бухгалтерский учет обещают быть особенно простыми и логичными, и от этих характеристик не хотелось бы отказываться.
В пользу использования отдельного модуля для учета готовой продукции можно привести еще один аргумент. При сортовом хранении необходима специальная процедура, которая приводит в соответствие цены поступления готовой продукции и цены списания ее со склада, называемая расчетом себестоимости уже в складском учете. Она запускается обычно раз в месяц. Если ее не запустить, цены поступления готовой продукции будут каждый день разные, а цена списания – одна и та же, которая сложилась на момент последнего расчета цен списания. При этом важно помнить, что «красных остатков» в периоде расчета быть уже не должно, поэтому накладная прихода должна иметь ту же дату, что и отражающие реализацию за смену документы расхода.
3.Системы налогообложения в ресторане. Оптимальный выбор.
Ресторан может эксплуатироваться в рамках двух форм собственности – ООО и индивидуальным предпринимателем. Каждая имеет свои особенности налогообложения, хотя, по большому счету, отличия здесь не очень существенные. Часто главным объектом налогообложения является зарплата наемных работников, без которых трудно себе представить функционирование предприятия общественного питания. Теоретически для ресторана возможна общая система налогообложения, хотя трудно себе представить ее осознанный выбор.
Практически же обычно для самых малых предприятий применяется единый налог на вмененный доход (ЕНВД), а для остальных – одна из двух форм упрощенной системы налогообложения (УСН). Для индивидуальных предпринимателей возможна также патентная форма, но пока оно находится в стадии становления.
Приведенные ниже рассуждения относительно УСН и ЕНВД повторяют, в основном, соображения из работы [5].
1.Упрощенная система от разности доходов и расходов. В этом случае предприятие уплачивает единый налог, равный 15% этой разности, но не менее 1% от дохода.
2.Упрощенная система от дохода предприятия. При ее использовании единый налог определяется как 6% от дохода. При этом он может быть снижен на величину взносов во внебюджетные фонды с зарплаты сотрудников, но не более, чем до 3%. Иными словами, большинство предприятий при этой системе налогообложения уплачивает налог в 3% от дохода, определяемого «по оплате», как поступление денежных сумм от покупателей. Для индивидуальных предпринимателей в отдельных расплывчато описанных случаях, этот налог может быть снижен и более, чем наполовину.
3.Единый налог на вмененный доход, который не зависит от фактически полученных доходов, и определяется по каким-либо физическим характеристикам предприятия или в зависимости от места его расположения. В некоторых регионах отдельные виды деятельности облагаются этим налогом в обязательном порядке, в некоторых – предприятие всегда вправе выбирать любую систему. Этот налог тоже может быть снижен до 50% на величину взносов в фонды.
При использовании любой системы налогообложения предприятие уплачивает взносы в три внебюджетных фонда – пенсионный, медицинского страхования и социального страхования. Взносы, уплачиваемые за наемных работников, практически не отличаются для разных форм собственности и системналогообложения. Однако индивидуальный предприниматель уплачивает, кроме них, еще и взносы «за себя», что на наш взгляд, делает содержание ресторана в форме ООО несколько более выгодным.
УСН от разности доходов и расходов, теоретически, выгодна тогда, когда эта разность мала по сравнению с доходом. Однако расходы в этой системе при расчете налогооблагаемой базы могут учитываться не все, а только те, которые входят в некий закрытый список. Если же речь идет об учете расходов на материалы, то они учитываются лишь тогда, когда произошли два события. Материалы оплачены и оприходованы на склад. Мало того, что деление материалов на оплаченные и неоплаченные обычно неоднозначно, но, если материал приобретен у плательщика НДС, то сумма этого налога в составе стоимости материала представляет собой предмет дискуссий среди интерпретаторов налогового законодательства. В связи с этими обстоятельствами, упомянутая система налогообложения получила среди бухгалтеров жаргонное название «усложненки». Если к этому добавить крайне двусмысленные и неопределенные нормативные акты, станет понятно, что эта система уводит предприятие на «территорию налогового произвола», где практически при любой налоговой проверке в деятельности предприятия можно усмотреть элементы «не основанные на законе».
Для общественного питания в этой системе есть еще один «подводный камень». Дело в том, что порядок принятия в расходы стоимости закупленных товаров еще более сложен, чем для материалов. Они учитываются в расходы при наступлении не двух, а трех событий. Товар должен быть оплачен, оприходован на склад и продан конечному потребителю. Это вызывает у контролирующих органов большой соблазн представить дело так, что ресторан продает не готовую продукцию, а отдельные ингредиенты для приготовления блюд, которые учитываются на счете 41 и являются товарами. Это еще одно соображение в пользу твердого отстаивания того утверждения, что ресторан – предприятие производственное и покупными товарами не торгует. Ясно, что отстоять эту позицию значительно проще, если использовать УСН от доходов.
Эта система выбирается значительно чаще. Как по причине возможности снижения ставки налогообложения до 3%, так и потому, что понятие «дохода по оплате» вызывает с налоговыми органами значительно меньше разночтений.
Система налогообложения, когда предприятие уплачивает фиксированный налог на вмененный доход, до последнего времени чаще просто предписывалась для определенных видов деятельности. Если же ее можно выбирать, нужно оценить планируемый доход, налог, например, при УСН от дохода, и сравнить его с суммой ЕНВД.
Таким образом, с позиций организации на предприятии бухгалтерского учета для целей эффективного финансового управления, УСН от дохода и ЕНВД имеют безусловные преимущества.
Посмотрим несколько подробнее особенности использование УСН от дохода. Прежде всего, определим, когда ставка налогообложения может быть снижена до 3%. Чтобы платить налог 3% от доходов, нужно, чтобы взносы, уплаченные во внебюджетные фонды и пособия по временной нетрудоспособности за счет работодателя, также были не менее 3% от дохода. Оценим нижнюю границу от начисленной официально зарплаты, принимая во внимание взносы, одинаковые для большинства предприятий – 30%. Если доход и зарплату обозначить как Дох и Зарп, должно выполняться следующее неравенство
Зарп*0.3>Дох*0.03 т.е. Зарп>Дох*0.1
Иными словами, при выборе налогообложения от дохода, чтобы платить 3%, нужно начислять официальную зарплату не меньше, чем 10% от дохода. Думается, что для большинства малых предприятий это условие легко выполняется.
Теперь посмотрим, когда, при выполнении этого условия, налогообложение от дохода выгоднее, чем от разности «доходы – расходы». Даже если предположить, что учитываются все расходы, налогообложение от доходов выгоднее, если выполняется следующее неравенство
(Дох – Рас)*0.15>Дох*0.03
Преобразуя это неравенство, получим, что Дох>Рас*1.25
Иными словами, налогообложение от доходов выгоднее, если доходы превышают расходы более, чем на 25%.
Принимая во внимание изложенные соображения, будем в дальнейшем ориентироваться на предприятия, выбравшие УСН от доходов или ЕНВД. При этом будем считать, что для построения управленческого учета используется стандартный хозрасчетный план счетов, а книга доходов и расходов заполняется на основании проводок на специальные забалансовые счета доходов и расходов. Проводки по расходам тоже будут делаться, но надо иметь в виду, что их строение соответствует лишь простейшим случаям. Например, когда предприятие закупает материалы, не используя частичную оплату, или вообще только по предоплате.
Для ООО на УСН или ЕНВД ведение бухгалтерского учета обязательно, хотя форма его может быть во многих отношениях проще, чем для предприятий, не относящихся к категории малых. Индивидуальный предприниматель теоретически может его не вести. Но вынужден считать выручку, зарплату, взносы в фонды, отслеживать взаиморасчеты. Так не проще ли его вести по нормальной схеме, как и в ООО? Но при этом избегать использования счета 41, продукты учитывать на счете 10, а готовые блюда – на счете 43.
4.Ресторан, ЕГАИС, и алкогольная отчетность.
Изначально, согласно Федеральному Закону N 182-ФЗ от 29 июня 2015 года, положения по подключению к ЕГАИС не распространяются на «розничные продажи алкогольной продукции при оказании услуг общественного питания». Это вполне укладывается в высказанную выше концепцию, согласно которой ресторан не является предприятием розничной торговли, а продает исключительно продукцию собственного производства, в том числе используя в качестве сырья алкогольные напитки.
Однако в подзаконных актах постоянно делаются попытки тем или иным способом заставить рестораны сдавать отчетность по реализации содержащей алкоголь продукции. При этом, естественно, не разъясняется, как определять крепость пирожного, в изготовлении которого использовался коньяк, или ухи, в состав которой входит водка. Даже в отношении коктейлей неясно, следует определять содержание алкоголя к общему весу порции, включающей, например, ломтик лимона, или оценивать следует отдельные слои напитка? Вероятно, предполагается, что эти вопросы должны укреплять коррупционный потенциал конкретного проверяющего…
Пока, во всяком случае, полной ясности нет, а нормативные акты меняются достаточно быстро. Можно предположить, что наиболее неприятное развитие ситуация получит в случае, если ресторан обяжут подтверждать в ЕГАИС получение бутылок па накладной и факт их открытия. Правда, не совсем понятно, как это делать организационно и технически в случае, когда алкоголь закуплен подотчетным лицом у розничного продавца.
В системе БЭСТ-5 разработано специализированное решение БЭСТ-5.Алко, ориентированное на работу у производителей алкоголя, а также у оптовых и розничных продавцов алкогольных напитков. Решение включает в себя особенностискладского учета алкогольной продукции, связь с серверами ЕГАИС через универсальный транспортный модуль (УТМ), подготовку специализированной отчетности.
В принципе, совместить настройку, ориентированную на ресторан, с этим решением не составит особого труда. Хотя это, естественно, сделает программный продукт существенно дороже. Пока же целесообразность такой работы не просматривается. Представляется, что если и возникнет эпизодическая необходимость подтвердить в ЕГАИС получение накладной от оптового поставщика алкоголя, проще это сделать, приобретя дешевый интерфейс для прямой работы с УТМ.
Во всяком случае, можно сказать, что независимо от возможной интеграции с ЕГАИС в дальнейшем, принципы финансового управления рестораном не изменятся. Не потеряет актуальность необходимость отслеживать реализацию блюд в натуральном и денежном выражении. Не исчезнет необходимость контроля расходования продуктов по нормам и адекватной оценки себестоимости приготовленной продукции, хотя бы методом стандарт-кост.
5.Общая схема бухгалтерского учета в ресторане.
Исходя из этих соображений, рассмотрим особенности организации бухгалтерского учета только в части решения этих задач. В работах [2], [5] подробно анализировалась связь между наличием в автоматизированной системе специализированного модуля для того или иного участка учета или управления, и необходимостью ведения на соответствующих синтетических счетах бухгалтерского учета счетов аналитических. Был сделан общий вывод, что если специализированный модуль «в полной мере справляется со своими обязанностями», необходимость ведения аналитических счетов отпадает. Т.е., если есть полноценный модуль учета зарплаты, аналитические счета на счете 70 не нужны, если есть полноценный модуль учета основных средств – не нужны аналитические счета на счетах 01 и 02, и т.д.
В нашем случае вопрос стоит о дифференцированном учете выручки от реализации, и об учете себестоимости приготовленных блюд.
Учет выручки от реализации заказов в зале ресторана в натуральном и денежном выражении прекрасно реализуется в модуле «Товары. Продукция», в тесной связи с модулем «Продажи. Клиенты». Это обстоятельство избавляет от необходимости вести аналитические счета на счете 90.1. Правда, розничный характер продаж в ресторане делает очень удобным наличие на счете кассы двух субсчетов. 50.1 собственно для кассы предприятия, и 50.2 для наличных средств в денежном ящике кассового аппарата. По окончании смены эти наличные передаются в кассу предприятия приходным кассовым ордером, сопровождаемым проводкой ДТ 50.1 КТ 50.2.
Аналогичным образом наличие модуля производственного учета «Питание. Калькуляция», органично вписанного в систему материального учета, избавляет от необходимости иметь на счете 20, аналитические счета по номенклатуре производимых изделий или услуг, актуальность которых активно обсуждалась в работах [2] и [5]. В этом модуле отслеживаются нормы расходования сырья на каждое приготовленное блюдо, составляется перечень возможных замен компонентов, в автоматическом режиме формируются три первичных документа. Это накладная внутреннего перемещения продуктов на кухню, накладная на списание продуктов в производство, накладная на оприходование готовой продукции по себестоимости, определяемой методом директ-кост. Эти накладныемогут корректироваться; имеется много специфических печатных форм, привычных работникам общественного питания.
Модуль применяется не только в ресторане или кафе, поэтому в нем есть и специфические для других областей общественного питания функции, например, расчет калорийности приготовленных блюд. Возможно, такого рода функции также могут оказаться кому-то полезными.
Резюмируя, можно отметить, что система проводок в бухгалтерском учете ресторана вследствие наличия специализированных модулей оказывается особенно простой. По сути дела, большая часть операций выполняется в рамках счетов 10. 20. 43, 90.
Отдельно можно отметить счет 26, на который относится зарплата всего персонала, взносы с нее во внебюджетные фонды, и разнообразные косвенные расходы, такие как арендные и коммунальные платежи, амортизация основных средств и т.д. Косвенные расходы в ресторане могут быть значительными, так что для их анализа могут потребоваться отдельные аналитические счета. Правда, следует иметь в виду отмеченный в работах [2] неявный уровень аналитики, связанный с грамотным использованием принципа двойной записи, когда состав затрат определяется по суммарным оборотам с различной корреспонденцией счетов.
Например, обороты с корреспонденцией ДТ 26 КТ 70 соответствуют зарплате, ДТ 26 КТ 10.3 – расходам на ГСМ и т.д. Если аналитические счета на счете 26 не открываются, счет закрывается в конце периода одной проводкой ДТ 90.2 КТ 26, в противном случае проводок будет несколько. Если принято решение использовать аналитические счета общехозяйственных затрат, рекомендуется только составить закрытый список таких счетов, содержащий не более 10-12 существенных позиций.
В остальном систему проводок можно считать типичной для условия применения УСН или ЕНВД. Для наиболее типичных бизнес-процессов они кратко изложены в работе [5]. План счетов в предлагаемом типовом решении используется упрощенный по сравнению с предлагаемым разработчиком. Он совпадает с используемым в книге [4].
6.Технико-экономическая подготовка производства и реализации продукции.
Эта процедура является достаточно трудоемкой и касается встраивания в управленческую систему необходимых элементов системы планово-экономической. Она обязательно должна предшествовать отражению конкретных учетных операций, и касается, прежде всего, норм расходования сырья на единицу выпускаемой продукции.
Выполняется технико-экономическая подготовка, в основном в модуле «Питание. Калькуляция», который является разновидностью модуля производственного учета. Однако, он теснейшим образом связан с модулями учета материальных запасов «Сырье. Материалы» и «Товары. Продукция», а также со специализированным модулем «Продажи. Клиенты», ориентированным, прежде всего, на управление торговлей.
В комплекте с модулем «Питание. Калькуляция» поставляются обычно два специфических справочника – справочник продуктов и технологические карты для приготовления блюд. Справочник продуктов при загрузке отраслевой настройки сразу попадает в номенклатурный справочник в модуле складского учета. Это связано с тем обстоятельством, что большинство типичных продуктов так или иначе используются в общественном питании. Однако этот справочник придется пополнять теми продуктами, которые не имеют широкого распространения. Полностью придется сформировать группу алкогольных напитков. В качестве основной единицы учета продуктов на складе обязательно следует указыватькилограммы. Однако, кроме основной, можно указать до четырех дополнительных единиц (F5), которые будут автоматически пересчитываться в основные.
Пополнение номенклатурного справочника продуктов можно делать заранее, на этапе технико-экономической подготовки производства, можно – оперативно, в момент ввода накладной прихода на склад продуктов. Позиция, добавленная в номенклатурный справочник, автоматически добавляется и в справочник продуктов, где нужно уточнить ее параметры, такие, как химический состав. Однако следует учитывать, что к пополнению справочника продуктов следует относиться очень ответственно, имея в виду, что новый продукт придется вносить в технологические карты, либо в качестве основного, либо заменяющего компонента. Специфическое название продукта, присвоенное ему конкретным продавцом, если уж в нем ощущается необходимость, можно вносить в название очередной партии. Кроме партии, имеется еще один уровень деления номенклатурного номера – аналитика номенклатуры. Им также можно воспользоваться, хотя ясно, что для введения в систему материального учета дополнительного понятия должны быть веские основания.
По-другому обстоит дело со справочником готовых блюд. Реальный перечень блюд и технология их приготовления значительно более индивидуальны для конкретного ресторана, чем перечень используемых продуктов. Поэтому и формирование номенклатурного справочника продаваемых в ресторане блюд требует существенно больших трудозатрат.
Прежде всего, необходимо определиться с группами готовой продукции, т.е. заполнить справочник групп в модуле «Товары. Продукция». При этом можно отталкиваться от структуры реального или проектируемого меню, т.е. ввести, например, группы «Холодные закуски», «Первые блюда» и т.д. Структура этого справочника достаточно индивидуальна. Если ассортимент предлагаемых блюд невелик, можно вообще ограничиться одной группой «Готовые блюда».
Затем нужно выбрать или создать заново технологические карты на предлагаемые рестораном блюда. Подготовленные технологические карты следует распределить по группам готовой продукции.
Для этого предварительно нужно в настройке модуля «Питание. Калькуляция» заполнить все закладки в п. «Настройка видов движения», и в п. «Насторйка прихода готовой продукции» выбрать тип прихода «Штучный». Это соответствует общему принципу, согласно которому продукция ресторана является в любом случае штучной. Пожалуй, для алкогольных напитков тоже целесообразно указывать цену порции в 100гр. или 750гр., определяя в заказе количество порций с точностью до десятых.
Подготовка технологических карт на блюда ведется в п. «Технологические карты». Это – центральное звено финансового управления рестораном, без которого невозможно наладить реальный контроль расходования продуктов. Здесь приведено довольно много рецептур из нескольких типовых справочников. Карты на блюда, присутствующие изначально, имеют тип «Технологическая». Вновь созданным картам имеет смысл определить тип «Технико-технологическая». Выбор типа осуществляется клавишей «пробел». Кроме того, рекомендуется начинать номер этих карт с какой-либо одной буквы, например, «А».
Рецептуру блюда можно получить копированием из справочника а последующим изменением ее номера. Однако следует иметь в виду, что многие технологические карты составлены на весовые единицы. Для использования в ресторане их придется пересчитать на реальный вес порции. Вся рецептура ведется в граммах, с точностью до десятитысячных.
Создание технико-технологических карт на совершенно эксклюзивные блюда придется начинать с нуля. Однако, если среди уже присутствующих карт есть более или менее похожая, лучше также создать новую карту копированием, затем перейти клавишей «Tab» в нижнюю часть экрана, и откорректировать рецептуру. Кроме того, в заголовочной части технико-технологической карты нужно указать группу готовой продукции, в которую войдет это блюдо. Если этого не сделать, накладная на приход готовой продукции автоматически сформироваться не сможет.
Технико-технологические карты на алкогольные напитки, как правило, будут иметь выход блюда 100гр., и один компонент в составе продуктов. Подчеркнем еще раз, что выход блюда нужно указывать на одну, а не на 100 или 1000 порций.
Следующий шаг в технико-экономической подготовке производства – формирование номенклатурного справочника готовой продукции. В системе БЭСТ-5.Питание действует общий принцип. Блюда, описанные в технологических картах, попадают в номенклатурный справочник готовой продукции автоматически, при попадании в первую накладную оприходования готовой продукции, сформированную из меню-раскладки. При этом автоматически же устанавливается связь между номенклатурным номером и технологической картой. По этой причине не следует формировать номенклатурные номера вручную.
Таким образом, следует создать пробное меню-раскладку, которое затем будет удалено. Для этого заходим в модуль «Питание. Калькуляция», выбираем п. «Меню-раскладка» - «Заказное меню» и создаем первый документ с типом «На продажу». В поле «Количество» указывается количество порций, которое будет проставляться в каждое блюдо по умолчанию. Ставим в нем 1. После этого переходим в нижнее окно, нажимаем кнопку «Операции», выбираем «Ввод блюд списком».
На экране разворачивается список всех блюд. Отбираем среди них только нужные и помечаем их. Здесь же можно проверить, у всех ли выбираемых блюд указана группа готовой продукции. Если хотя бы у одного блюда в меню-раскладке эта группа не указана, накладная прихода готовой продукции создана не будет. Клавишей «Tab», выбранные блюда переносятся в меню-раскладку.
Теперь полученную меню-раскладку надо рассчитать. Делается это с помощью кнопки «Документы» путем выбора п. «Расчет меню-раскладки». После этого с помощью п. «Формирование накладной прихода и реализации» формируется накладная на приход.
При формировании накладной отобранные блюда будут добавлены в нужные группы номенклатурного справочника готовой продукции. В этом справочнике для каждой позиции будет указана основная единица учета «порция» или «шт».
По окончании подготовки номенклатурного справочника можно приступать к формированию прайс-листа, печатной формой которого будет меню, предлагаемое клиенту. Строго говоря, подготовка прайса не является частью технико-экономической подготовки производства, но, поскольку производство и продажа готовой продукции в общественном питании тесно связаны, эту работу имеет смысл сделать сразу.
Подготовка прайса делается в модуле «Продажи. Клиенты». В настройке параметров модуля «Товары. Продукция» указано, что все номенклатурные номера из групп готовой продукции попадают в прайс автоматически. Цену реализации можно рассчитывать, можно внести вручную, после нажатия клавиши Ctrl-Enter.
Подготовив прайс, можно начинать выписывать счета на оплату и документы на реализацию готовой продукции. Вероятно, процесс технико-экономической подготовки производства можно было бы сделать и менее трудоемким. Однако следует иметь в виду, что выполняется он один раз, в начале эксплуатации программного комплекса. В дальнейшем, при добавлении рецептуры нового блюда, подготовка нового номенклатурного номера и новой позиции в прайсе уже не потребуют заметных усилий.
Литература:
1. Н.Н.Иванов, «Документооборот бизнес-процесса «Производство и реализация блюд в общественном питании», Журнал «Бухгалтер и компьютер», №11, 2013.
http://www.buhcomp.ru/htm/new_namb/arhive_2013/11/arhive.shtml
http://buhbt.ru/index/obshhestvennoe_pitanie/0-10
2. Н.Н.Иванов, Д.Н.Иванов, « Учет производственных затрат, кризис и автоматизированные системы управления предприятием», Журнал «Бухгалтер и компьютер», №№ 7,9,10, 2011
http://www.buhcomp.ru/htm/new_namb/arhive_2011/07/arhive.shtml
http://www.buhcomp.ru/htm/new_namb/arhive_2011/09/arhive.shtml
http://www.buhcomp.ru/htm/new_namb/arhive_2011/10/arhive.shtml
http://buhbt.ru/publ/?page2
3. Н.Н.Иванов, «Виртуально-партионный учет товарно-материальных ценностей в автоматизированных системах», Журнал «Бухгалтер и компьютер», №2, 2012
http://www.buhcomp.ru/htm/new_namb/arhive_2012/02/arhive.shtml
http://buhbt.ru/publ/virtualno_partionnyj_uchet_tovarno_materialnykh_cennostej_v_avtomatizirovannykh_sistemakh/1-1-0-8
4.Н.Н.Иванов, «Бухгалтеру Крыма. Размышления в связи с переходом на российский учет», 2014
http://buhbt.ru/index/bukhgalteru_kryma/0-16
5.Н.Н.Иванов «Компьютерные технологии управления предприятием, производящим услуги», 2015
http://buhbt.ru/index/uslugi/0-8
| 
