ЕГАИС-Алкоголь и лоскутная автоматизация

Лоскутная автоматизация, когда разные участки учета ведутся в разных программах с отдельными базами данных, является для России наиболее распространенной. Не последнюю роль в формировании этой ситуации сыграла фирма 1С, у которой подавляющее большинство программных продуктов рассчитаны именно на лоскутную автоматизацию.

В то же время, учетная система предприятия принципиально едина, и при разрыве ее между отдельными базами данных часто в разных базах должны присутствовать одни и те же первичные документы. Значит, их нужно либо несколько раз вводить вручную, либо периодически предавать из базы в базу. В последнем случае возникают непростые проблемы, связанные с синхронизацией баз, особенно в тех случаях, когда первичный документ может вводиться как в одну, так и в другую базу.

При этом, синхронизировать две базы путем комбинации автоматизированных процедур и выполнения часто непростых технологических правил, иной раз удается. Хотя чаще приходится наблюдать работу в несинхронизированных базах. Успешную синхронизацию трех или более баз наблюдать не приходилось.

Наиболее распространенными случаями реализации лоскутной схемы автоматизации является использование комбинации двух программ «1С:Управление торговлей» и «1С:Бухгалтерия», или «1С:Розница» и «1С:Бухгалтерия» ( у каждой из этих программ есть несколько разновидностей). Другая распространенная комбинация – «1С:Зарплата и управление кадрами» и та же «1С:Бухгалтерия». Комбинация из трех программ представляет собой уже экзотику.

Пожалуй, главное достижение, которое привнесла автоматизация в розничную торговлю – это возможность получить данные о реализации товаров не только в денежном, но и в натуральном выражении. Чаще всего для этого используются штрих- коды. Это, наконец-то, позволило сделать материальный учет в рознице непротиворечивым, поскольку в учетной системе появился на только документ прихода материальных ценностей, но и документ расхода. Соответственно, появилась возможность отслеживать остатки товара в торговом зале по каждой номенклатуре без остановки торговли и закрытия магазина на переучет. Это, в свою очередь, существенно облегчило предотвращение злоупотреблений персонала, который выставлял в торговом зале «левый» товар.

Тем не менее, и в настоящее время, далеко не во всех магазинах налажен учет реализации в натуральном выражении. Все это касается и торговли алкоголем.

Однако, в этой области на 2016 год намечены революционные изменения. Предполагается интеграция всех производителей и продавцов алкоголя в единую государственную автоматизированную информационную систему (ЕГАИС) для контроля за производством и сбытом алкогольной продукции. Эта система существует уже несколько лет, но до последнего времени в ней циркулировала только информация, содержащаяся в отчетных документах – декларациях о реализации алкогольных напитков.

Что же должно произойти в 2016 году? Теперь в систему должны поступать все первичные документы, сопровождающие любое перемещение алкоголя. Имеется два вида таких документов – накладные и кассовые чеки, формируемые при реализации алкогольной продукции в розничной торговле. Последние теперь должны содержать не только информацию о полученной продавцом сумме денег, но и данные о количестве и номенклатуре проданных товаров, данные из акцизных марок, и специальный код, полученный с сервера ЕГАИС, по которому покупатель сможет узнать подробности о купленной им алкогольной продукции (QR-код). Иными словами, в систему ЕГАИС должна поступать большая, или, по крайней мере, весьма значительная часть первичных документов, циркулирующих в учетной системе предприятия. Кроме того, в системе предусмотрены некоторые специфические документы, вроде акта постановки на баланс, который формируется при вводе начальных остатков и в некоторых других случаях. Обмен данными с ЕГАИС производится с помощью специальной программы – универсального транспортного модуля (УТМ). Для работы с ним у разработчиков сисемы нужно приобрести специальное электронное устройство – криптоключ, и получить электронную подпись.

Для розничных торговых предприятий это означает, что теперь без применения технологий, использующих штриховое кодирование, продавать алкоголь будет нельзя. Причем штрих-кодов нужно будет считать два – с этикетки и с акцизной марки.

Казалось бы, для тех, кто пока не использовал технологию штрихового кодирования, в этом больше плюсов, чем минусов – они смогут непрерывно отслеживать товарные остатки в торговом зале, использовать эту информацию для своевременного пополнения товарных запасов, предотвращения злоупотреблений и во многих других полезных целях. Не говоря уже о том, что время обслуживания покупателя на кассе сокращается, а значит, увеличивается пропускная способность торговых площадей.

Кроме того, подключение к системе ЕГАИС предполагает определенное расширение использования безбумажных технологий. Теперь приходная накладная будет поступать в учетную систему с сервера ЕГАИС, что, безусловно, должно увеличить производительность труда персонала предприятия. С использованием безбумажных технологий предполагается и урегулирование разногласий с поставщиком, которые могут возникнуть при приеме товара.

Пока начать обмен накладными с ЕГАИС предполагается с 01.01.2016, передачу чеков – с 01.07.2016. В Крыму сроки сдвинуты.

Однако, при использовании идеологии лоскутной автоматизации, возникает большая опасность, что предприятие понесет значительные расходы, связанные с внедрением технологий штрихового кодирования и автоматизированного получения накладных, но не получит связанных с ними преимуществ. А все усилия сведутся только к выполнению требований законодательства.

Дело в том, что у производителей тех или иных компонентов автоматизации возник большой соблазн – выделить все, что связано с ЕГАИС в отдельный «лоскут» и поставлять его на предприятие, не заботясь о том, как он будет связан с общей учетнойсистемой. При этом, прежде всего, этот соблазн возник у производителей кассовых программ.

Кассовые программы, строго говоря, тоже можно отнести к компонентам лоскутной автоматизации. Просто до последнего времени не возникали трудности в синхронизации базы данных кассовой программы с другими базами. Документы, формируемые в кассовой программе, в основном, чеки, в других программах формироваться не могли. Номенклатурный справочник с информацией о штрих-кодах поступал из другой программы, и не менялся в программе кассовой. А использовать в ней другую информацию, вроде данных о товарных запасах в торговом зале, считалось не очень рациональным. Так что комплексная система управления, вроде БЭСТа или «1С:Комплексная автоматизация» из-за использования кассовой программы к лоскутной автоматизации не относилась.

Но все это имело место до тех пор, пока кассовая программа работала исключительно с «эксклюзивно своими» документами. Если кассовая программа начнет формировать накладные или приходные кассовые ордеры, проблема синхронизации ее базы с другими составляющими учетной системы встанет в полный рост.

Кассовые программы, используемые в алкогольном бизнесе, в любом случае должны передавать в ЕГАИС данные о реализации алкогольных товаров и получать из нее коды. Пока они делают только это, а также получают из учетной системы номенклатурный справочник и передают в нее данные о реализации в натуральном и денежном выражении – проблемы синхронизации не возникает.

Но как только эти программы начинают обрабатывать приходные накладные, полученные из ЕГАИС, возникает вопрос, а как эти накладные будут использованы в складском учете? Как они изменят складские запасы? Как они будут отражены во взаиморасчетах? Короче говоря, базы теперь надо синхронизировать, и делать это, скорее всего, придется руками.

Особенно актуальной станет эта проблема там, где уже используется лоскутная автоматизация из двух компонентов, скажем, «1С:Розница» и «1С:Бухгалтерия». Там кассовая программа, делающая полный обмен документами с ЕГАИС, станет полноценным «третьим лоскутом», который, скорее всего, разрушит синхронизацию баз, если она существовала, Со всеми вытекающими последствиями, в виде лишних людей в учетной системе, злоупотреблений со стороны торгового персонала и проблемами во взаиморасчетах с партнерами.

Посмотрим теперь, а как обстоит дело с нормальной, не разрушающей учетную систему, схемой обмена накладными с ЕГАИС? Ясно, что в этом случае обмен должен происходить в рамках складской программы при лоскутной автоматизации, и в рамках складского модуля единой программы при комплексной автоматизации.

Среди программ с товарным знаком 1С есть великое множество конфигураций, в рамках которых можно вести складской учет. Это можно делать непосредственно в рамках «Бухгалтерии». Можно – в программах, рассчитанных на лоскутную автоматизацию, таких как «Управление торговлей» или «Розница». Можно – впрограммах, рассчитанных на комплексную автоматизацию, таких как «Комплексная автоматизация», «Управление производственным предприятием» или «Управление предприятием ERP». Некоторая похожесть складского учета в этих программах есть, но и отличия весьма существенные. Думается, что научить все эти программы общаться с ЕГАИС – задача неподъемная. Пока, кажется, это в какой-то мере реализовано только в программе «Розница».

Рискну высказать предположение, как фирма 1С будет решать эту проблему. Свои программные продукты она продала всем, кому можно, и не по одному разу. В то же время, похоже на то, что тупиковость направления лоскутной автоматизации в фирме осознали достаточно давно, иначе трудно объяснить интенсивную работу над большими программами для комплексной автоматизации управления. Значит, первейшей финансовой задачей фирмы должно стать стимулирование своих клиентов к смене программных продуктов. Если снабдить механизмом обмена с ЕГАИС одну из комплексных конфигураций, это станет хорошим стимулом к ее покупке теми участниками алкогольного рынка, которые используют лоскутную автоматизацию. Если еще и модернизировать складской учет в этой программе под специфику алкогольного рынка, продажа конфигурации в 2016 году станет более чем реальной. Вероятно, проделана такая модернизация будет с самой простой и дешевой из комплексных программ. Так что следует ожидать появление на рынке конфигурации «Комплексная автоматизация Алко».

В системе БЭСТ давно имеется типовое решение БЭСТ.Алко. Недавно выпущено обновление этой программы, в котором складские модули умеют обмениваться накладными с системой ЕГАИС. Таким образом, появилась первая комплексная программа, полностью приспособленная для работы на алкогольном рынке.

Однако можно предположить, что и перед фирмой 1С, и перед компанией БЭСТ, встанут серьезные проблемы, связанные с «самодеятельностью» разработчиков кассовых программ, пытающихся снабдить их функциями, решительно им противопоказанными.

Таким образом, подключение предприятия к системе ЕГАИС может быть реализовано двумя разными способами. Условно их можно определить как подключение с прибылью и подключение с убытком. В обоих случаях внедряются технологии, использующие для идентификации товара считывание штрих-кода.

При подключении с прибылью предприятие получает все преимущества от такого внедрения. Уменьшается время кассового обслуживания, увеличивается пропускная способность торговых площадей, появляется информация о товарных остатках в торговом зале.

При подключении с убытком предприятие не получает ничего полезного. Появляется отдельный «лоскут» информационной системы со своей базой данных, никак не связанный ни с бухгалтерской, ни со складской информацией. Если до этого предприятие работало в рамках лоскутной автоматизации с двумя базами данных, которые удавалось тем или иным способом синхронизировать, то сделать это в трех базах будет практически нереально. Это приведет к необходимости содержать дополнительный персонал, обслуживающий только базу данных, связанную с ЕГАИС.

Можно достаточно просто определить, какого типа подключение к ЕГАИС предлагается в той или иной рекламе. Если речь идет о программном продукте, работающем как с накладными, так и с кассовыми чеками, и решающем «все проблемы, связанные с ЕГАИС» - это наверняка подключение с убытком. Если предлагается складская программа или складской модуль единого программного комплекса, умеющий обмениваться накладными с ЕГАИС, а также кассовая программа, умеющая считывать два штрих-кода и передавать в эту систему информацию с акцизных марок – это, скорее всего, можно реализовать как подключение с прибылью.

Но вообще-то, подключение к ЕГАИС - это весомый повод задуматься об уходе с лоскутной автоматизации и переходе к единому управленческому программному комплексу. Где не будет необходимости ни вводить первичные документы дважды, ни перекачивать их из базы в базу, решая затем проблему синхронизации баз или оставляя ее нерешенной.

Решение об отказе от лоскутной автоматизации было бы актуально не только в связи с подключением к ЕГАИС, но и просто как реакция на экономический кризис.